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覚えておきたい電話対応　ファーストコンタクト編

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応募資格を事前に確認したり、面接の日時を調整する為に使われる『電話連絡』。
企業へファーストコンタクトともなる為、『電話連絡』は採用基準の第一関門とも言えます。

電話では、相手の顔が見えないだけに、良い印象になるにも悪い印象になるにも紙一重。不快な印象を持たれてしまうと、 マイナスからのスタートになることもありますから、言葉遣いやマナーには十分留意しましょう。

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電話をかけるタイミング！

求人を告知した以上、人事担当者とすれば応募者からの反応が気になるところ。
すぐに応じられるように態勢を整えてベルが鳴るのを待っています。ですから、電話を掛ける時間帯については、
先方の営業時間帯である限り、それほど気をつかう必要はありません。

ただし、いくつか問い合わせたいことがあって、時間を取らせそうなときは、初めに「いまお時間はよろしいでしょうか」と、
相手の都合を確かめておくのがエチケットです。

どこで掛けよう？

今やほとんどの人が持っている携帯電話。
携帯電話で、いつでもどこでも電話は掛けられますが、だからといって、電車やクルマで移動しながら、あるいは歩きながらで
は相手に失礼です。騒音でお互いに相手の声が聞き取れにくくなるだけでなく、電波状態が悪いと話の途中で通話が切れてしまします。

音質を考慮した場合、できれば自宅の回線電話を使用したいところですが、出先から携帯電話や公衆電話で掛けるときは、
静かで落ち着いて掛けられる場所を選ぶようにしましょう。

また、面接の日時や面接会場までの交通などメモを取る場合のことも考え、メモ用紙・ペンは最低限用意し、できればテーブルの
ある場所で掛けるのが適当です。

電話をする前の事前準備

要領を得ない電話ほどイライラするものはありません。応募先に問い合わせしたいことがあるときは、あらかじめ質問を整理して、
電話をしましょう。
ただ、電話では十分な説明を得られないこともあります。一通り聞いても納得できなかったり、新たな疑問が生じることもある
かもしれませんが、相手も忙しい身ですから、しつこく聞き出そうとすると嫌がられてしまい悪印象を与えます。
疑問点は面接の際にも改めて確認できるので、電話は手短に重要な質問のみにまとめてから掛けるようにしましょう。

電話を掛けたら、まず自分の名前から！

電話が繋がった第一声、「○○で御社の求人を見たのですが」と切り出す方が多いかと思いますが、やはりまずは自分の名前
から伝えましょう。

「応募の件でお電話させていただきました○○と申します。採用ご担当の方をお願いします」と電話の主旨と名前、話したい相手
を告げ、担当者につないでもらいましょう。
担当者につながっても、いきなり「二、三おたずねしたいことがあるんですが」などと切り出すのではなく、再度、電話の主旨と名前、
要件を伝え、用件に入ります。用件がすみ、電話を切るときは、「それでは、よろしくお願いします」や、「ありがとうございました」
などと終了のあいさつを忘れないこと。さらに、通話が終わったあと、掛けた自分の方から先に切るのがマナーです。

電話対応で会社の善し悪しをチェック！

多くの会社で、新入社員の導入研修のカリキュラムに「電話のかけ方、受け方」を組み込んでいます。電話の応対一つが企業イメージに
直結するからです。問い合わせ、あるいは応募の電話を掛けたときは、自分の言葉遣いやマナーに気配りするだけでなく、応募先の応対
にも注意してみましょう。

電話にすぐ出ない、取り次ぎのたらい回しをする、電話中に周囲で騒いでいる声や音が入る、言葉遣いが丁寧でない。。など
『あれ？』という違和感を感じるようであれば、その企業への応募をもう一度見直すことも必要な場合もあるかもしれません。

『電話連絡』というファーストコンタクトは、自分が判断されるだけでなく、自分自身が会社を判断する材料の一つでもあります。
せっかくの機会ですから、有効に使いたいものですね。