面接を辞退したい場合は？波風立てずに選考をキャンセルする方法

本命の会社から内定を獲得することができたり、応募先企業に魅力を感じなくなったなどの理由で、企業の面接を辞退したくなることがあります。
ですが、こちらから選考を申込んだのにキャンセルするのは気が引けてしまいますよね。

そこのこの記事では、面接や選考の辞退を申し出て、できるだけ波風立てずにキャンセルする方法を紹介していきます。

1.決めたらすぐ連絡が基本

面接を辞退しようと考えている場合には、辞退する理由が発生したらできるだけ速やかに企業へ連絡することが望ましいです。ほかの企業から内定をもらったなら、内定の連絡が入った直後、一次面接でイメージと違ったと感じたなら、一次面接の直後に連絡するのが基本です。

あなたにとってはたった1回の面接と感じるかもしれませんが、企業からしてみれば貴重なリソースを割いて採用活動を行なっているもの。面接官のスケジュールや会議室の予約、ほかの応募者との日程調整などさまざまな手間がかかっています。

特に次の面接日時が確定しているのであれば、直前の連絡は企業へ多大な迷惑をかけることになり、トラブルにつながる可能性も出てきます。気が重くなるのはわかりますが、先延ばしして悪い印象を与えないようにしましょう。

なお、当然ですが無断で面接の予定をすっぽかすことも絶対にしてはいけないこと。社会人としてマナーとモラルに欠ける行為なだけでなく、将来取引先として付き合うことになったときにネガティブな印象を与えてしまうことも考えられます。
自分の都合だけで行動しないように注意し、辞退を気持ちが固まったらすぐに連絡するようにしましょう。

2.電話かメール、適切な手段で連絡する

面接を辞退したい旨を伝える場合には、できるだけメールよりも電話で連絡することを心がけてください。少なくとも書類選考や一次面接の時間を割いてもらったのですから、感謝と謝罪の気持ちを的確に伝えることができる電話を利用するのがベターです。

また、採用担当者が忙しくメールを送っても目を通してもらえなかったり、そもそも採用担当者のメールアドレスを知らないといった場合にも電話で連絡するのが有効です。どうしても気が進まないようなら、簡単な台本やトークスクリプトを用意するとよいでしょう。

逆に、電話しても採用担当者につながらなかったり、営業時間外に連絡せざるを得ない場合などにはメールを利用して連絡を入れるのがよいでしょう。メールで辞退の連絡をする場合にも、後日改めて電話することが望ましいです。

メールが届いておらず面接当日になって企業から電話が来た...といったトラブルを避けるためにも、なるべく電話で辞退の連絡を入れるようにしましょう。

3.辞退の理由と謝罪の気持ちをしっかりと伝える

そして最後に、辞退する理由と謝罪の気持ちをしっかり伝えることが大切です。企業からしてみれば一定の辞退者は想定しているものですが、やはりなぜ辞退したのかは気になるポイントです。
「他社に奪われてしまったのか」「自社に魅力がなかったのか」「会社説明会がマズかったのか」など、企業側も不安を感じるものです。魅力的な人物であればあるほど引き留めたいと思うものですし、いいかげんな理由での辞退は問い詰めたくもなります。

嘘をつくのはNGですが、辞退の理由を正直に伝え、時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちと謝罪の意をしっかり伝えましょう。答えたくない場合には「一身上の都合により」でも問題ありませんが、「働く自信がない」「人事がイヤな人だった」などといった理由は避けたほうがベターです。

「別の会社とのご縁を感じたので」「魅力を感じている企業から声をかけてもらったので」「自分のキャリアビジョンとのミスマッチを感じたので」などといった理由であれば、企業から問い詰められることは少ないでしょう。

また、謙虚な姿勢を崩すことなく「迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」という気持ちを持って連絡することも重要です。企業への不満をこぼしたり、中傷するような態度、見下すような姿勢で連絡するのは避けるべきです。

このように辞退の連絡を入れれば、企業も決して怒りをあらわにしたりはしないはず。必要以上に罪悪感を持つことなく、落ち着いて電話するようにしましょう。

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