専門職から会社勤めに変えたいんだけど、会社員ってイマイチ何してるかわからない。
友だちも家族もthe会社員って人いないんだよな…。
そんなとき『まず会社勤めをするなら事務職から？』
なんて事務職について知りたいと思ったことはないでしょうか。これ、筆者の初転職のときのパターンです。
そこで本記事では、事務職のひとつである「一般事務」の仕事内容から役立つスキル・経験、向き不向きや将来的に価値を高める方法まで丸ごとご紹介します。
最後までご覧いただき、一般事務の仕事内容を知って、新たなキャリアとして選択するかを判断していただければと思います。
1. 一般事務の仕事内容
一般事務の仕事内容は多岐にわたり、オフィスのさまざまな仕事をサポートするのがメイン業務となります。
事務職というと一般事務以外にも、営業事務・経理事務・貿易事務などありますが、オフィス・会社全体とサポート対象が幅広くなるのが一般事務の特徴です。
任される仕事内容は会社によって異なりますが、一般事務として担う基本的な業務をご紹介していきます。
| 業務 | 仕事内容の概要 |
|---|---|
| 資料・書類作成、ファイリング | 資料・書類作成を、基本的にパソコンでおこなう |
| データ収集・入力 | 必要なデータを収集し、パソコン入力してまとめる |
| 電話対応 | 会社の顔として顧客や取引先などの電話対応を率先しておこなう |
| 来客対応 | 受付窓口として、会社に訪れたお客様の対応・案内をする |
| 備品管理 | オフィス内の備品を管理し、適宜発注をして補充する |
| 伝票処理・小口管理 | 入金・出金などを管理ソフトに入力し、お金の動きを記録する |
| 郵便物の仕分け・出荷 | 自社に郵送された郵便物の配布、自社から送る郵便物の手続き |
| 清掃・コピー・外出などの雑務 | 社内業務が円滑に回るよう細かな雑務を引き受ける |
1-1. 資料・書類作成、ファイリング
仕事内容
社内で使われる資料作成、社内の掲示物作成、公的機関などへ提出する書類作成といった資料・書類作成を、基本的にパソコンでおこないます。
依頼者から大まかな要件を聞いて資料を作成する場面もあり、使う人・見る人にわかりやすい資料に整えることもあります。
また書類をファイルやクラウドサービスなどで管理して、どこに何があるのか整理整頓するファイリングも仕事の一つとなります。
役立つスキル
- Word、Excel、PowerPointなどの資料制作で使用するソフトスキル
- 正確性（誤字脱字や数値などの細かいチェック）
- 相手のニーズを汲み取る力、自ら確認できるコミュニケーションスキル
1-2. データ収集・入力
仕事内容
資料作成や顧客のデータ分析などに必要なデータを収集し、パソコン入力してまとめます。
過去の資料からデータを収集したり、インターネットから収集したりと、方法はさまざまです。
依頼者の指示に沿って必要な情報をまとめる業務が多いため、的確に正確なデータをつくりあげることが求められます。
役立つスキル
- タイピングスピード
- 正確性（誤字脱字や数値などの細かいチェック）
- 集中力
1-3. 電話対応
仕事内容
顧客や取引先、内線などの電話対応を率先しておこないます。
最初にコンタクトを取る役割なので、会社の顔として対応することになります。
電話対応は基本的には取次になるので、誰がどんな内容で電話をしてきたのかを確認し、しっかりと担当者に引き継ぎます。担当者が不在の場合は伝言を受けたり、かけ直すなど次にやるべきこともしっかり確認します。
率先して電話を取るため、自分自身の作業の手を止めながら電話対応をおこなう場面も多くあり、自分の仕事でミスが起きないような対応も求められます。
役立つスキル
- ビジネスマナー（言葉遣い、話し方、聞き方）
- 気配り（伝言などを担当者へわかりやすく端的に伝える）
1-4. 来客応対
仕事内容
受付窓口として、会社に訪れたお客様の対応・案内をします。
インターホンなどの呼び出しに対応し、顧客・取引先・採用面接などで訪れた方を案内して、場合によってはお茶を出すこともあります。
電話対応同様、会社の顔としての対応が求められますので、清潔感があり好印象を与えられるような振る舞いを心がけます。
役立つスキル
- ビジネスマナー（言葉遣い、話し方、聞き方、立ち居振る舞い）
1-5. 備品管理
仕事内容
オフィス内の備品を管理し、適宜発注をして補充します。
扱うものは文具類（名刺、コピー用紙、ファイル、付箋など）、消耗品類（来客用のお茶、消毒液、ハンドソープなど）など多岐にわたるので、Excelや管理ソフトなどを使って一定量を維持できるよう管理していきます。
役立つスキル
- タスク管理
- スケジュール管理
1-6. 伝票処理・小口管理
仕事内容
入金・出金などを管理ソフトに入力し、お金の動きを記録する業務です。経理のサポートなので専門的な内容は経理の方が担当しますが、数字を扱うので間違いがあってはいけません。
また営業活動で急遽利用したコピー代など、ちょっとした精算を対応することもあります。
役立つスキル
- 正確性（数値などの細かいチェック）
1-7. 郵便物の仕分け・出荷
仕事内容
郵送物の受け渡しを担当し、自社に郵送された郵便物・宅配物を担当者に配布します。また自社から送る郵便物・宅配物の手続きも担い、集荷に来た方への対応や持ち込みをします。
毎日の郵便物が多い企業では、どうすれば効率的に進められるか工夫改善を進めていきます。
役立つスキル
- スケジュール管理
1-8. 清掃・コピー・外出などの雑務
仕事内容
細かな雑務を引き受けるのも一般事務の仕事内容に含まれます。
訪問客が帰った後の応接室の片づけ、頼まれた書類のコピーやホチキス留め、銀行や役所などへの手続きなど、細々した対応を引き受け、社内業務が円滑に回るようサポートします。
役立つスキル
- 運転スキル
- 気配り（率先してサポートできる仕事を探し声掛けする）
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2. 一般事務の仕事内容に役立つ資格
一般事務の仕事を進めるうえで必須の資格はありませんが、役立つ資格はあります。
資格を取得している方はスキル提示になりますし、取得予定の方も学ぶことでスキルアップして業務に活かすことができるでしょう。
マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）
一般レベル／上級レベル（エキスパート）
Microsoft のソフトであるWord、Excel、PowerPointなどのスキルを証明する資格なのがMOSです。
基本的操作が可能な一般レベルと、さらに高度なスキルが必要な上級レベルの2種類があります。
一般事務の仕事内容ではWordとExcelが特に役立ちますが、PowerPoint、Accessが使えるとプレゼン資料の作成やデータ管理業務などを任せられるような仕事の幅が広がるチャンスにもなるでしょう。
役立つ一般事務の仕事内容
- 資料・書類作成、ファイリング
- データ収集・入力
秘書検定
3級～1級
人柄育成を目指すと公式サイトにあるように、秘書だけでなく対人場面で役立つ資格が秘書検定です。
社会人としての基本的マナー（言葉遣い、振る舞い、話し方など）の習得を表すことができます。
3級は高校生も受験するような基本的な職場でのマナーを問われ、1級では先回りした対応力や判断力が求められるようになります。
役立つ一般事務の仕事内容
- 電話・メール対応
- 来客応対
▼秘書検定を取得するメリットについてはこちらの記事もチェック！
秘書検定の取得メリットは？活かせる仕事と転職活動での活用方法
普通自動車第一種運転免許
とくに中小企業の一般事務職では、意外に役立つ・求められるのが運転免許です。求人情報でも運転免許を採用条件にしている募集も見られます。
銀行や役所などが遠い場合もあり、車移動が必要な場合は運転免許が役に立ちます。その場合はペーパードライバーではなく、街乗りできるレベルの運転スキルも必要です。
役立つ一般事務の仕事内容
- 清掃・コピー・外出などの雑務
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3. 一般事務の仕事内容に関するQ&A
一般事務の仕事内容は理解できたけれど、自分にもできる？
未経験でも一般事務の仕事に就ける？
そんな一般事務の仕事内容に興味があるけど、ちょっと不安…なあなたの疑問にお答えします。
自分が一般事務の仕事に向いているか知りたいです
ソフトが扱えるなどのスキル面はご自身次第でもあるので、志向面から向いている方・事務職で活躍されている傾向の方をお伝えします。ぜひご自身の志向と照らし合わせてみてください。
・サポートが苦にならない、サポートすることに喜びを感じる方
・困っている人をフォローしたい、放っておけない方
・優先順位をつけられる方
・マルチタスクにいろいろなことを同時に進められる方
・細かい確認やコツコツ継続が苦にならない方
・相手の考えを汲んだり、先を読むのが得意な方
・工夫改善ができる方
オフィスワークが未経験でもできる仕事ですか？
未経験から始めやすい仕事です。実際に多くの未経験スタートの方がいますし、求人募集でも未経験歓迎が多く見られますので安心してください。
事務の経験は問わなくても、パソコンが扱えることが前提の募集が多いので、パソコンスキルはお持ちの方がよいでしょう。（パソコンスキルも問わない募集もありますので、条件はよくご覧ください。）
一般事務の仕事で必須スキルはありますか？
基本的にパソコンでの業務がメインになるため、パソコンでの入力が難なくできる（ブラインドタッチに近しい状態）のが望ましいでしょう。
また必須ではありませんが、Word、Excelなど、どの企業でもよく使われるソフトが扱えると尚よいでしょう。
それは企業側が入社後にソフトの使い方からではなく、業務から教えることができるので、教育面でスムーズに進められる印象を持ち採用意欲も高まるためです。
大手企業と中小企業で仕事内容は変わりますか？
中小企業では幅広い業務を任されたり、自ら改善し効率的に業務を進めていくこともあります。大手企業の方が分業で決まった業務を担い、専門スキルを高めていく傾向があるでしょう。
そのため、中小企業では一般事務の採用でも、営業事務や経理事務の業務が含まれているようなこともあります。
一般事務の募集であっても求人情報の仕事内容を確認し、どんな仕事が任されるのかを把握してから応募へ進めましょう。
一般事務はどんな働き方ができますか？
社内対応がメインとなるため、突発的な業務は少なめなのが一般事務の特徴です。そのため残業は比較的少なく、定時で帰れる働き方も多いでしょう。
また正社員だけでなく、契約社員・パート採用も多いため、フルタイム以外の働き方も選択しやすいです。
一般事務の仕事はずっと続けられますか？
一般事務の仕事を今と同じまま続けるのは難しいかもしれません。
人員不足による業務効率化、AIなどの発達により、ルーチンワークは人ではなくITが担うことが予想されています。
例えばデータ収集は、機械が24時間作動するようになれば、1日8時間人が作業するよりずっと多くのデータが収集できます。
備品管理も在庫が減ったら自動で追加発注がされる仕組みを利用すれば、人が管理する必要がありません。
そのため、人だからこそできる仕事のスキルや、自動化されるITや機械を扱えるスキルを磨いていくことが長く続けていくコツとなるでしょう。
ポータブルスキル
一般事務の仕事を円滑に進めるためのスキルアップ
- コミュニケーション
- リーダーシップ
専門スキル
一般事務から専門性を高めた仕事へステップアップ
- 簿記、語学、IT
- 仕組み化づくり
まとめ
一般事務の仕事内容は多岐にわたります。
オフィスのさまざまな仕事をサポートするのがメイン業務であり、主な業務をご紹介しました。
なお、企業や採用ポジションによって業務内容は変わってきます。
どんな仕事・役割を求められているのかは、求人情報で確認して一般事務として働くイメージをより具体的につかんでみてください！
