一昔前までは郵送での通知が一般的だった選考結果の連絡ですが、電話のほかメールでの通知を送る企業も増えています。その場合どのように返事をしたらよいのでしょうか?

不合格の場合にも返信をするべきか、返信するならどんな内容がいいか。これらも合わせて紹介していきます。

1.合格・内定の場合は必ず返信しよう

メールで届いた選考結果が「合格」または「内定」だった場合には、必ず返信するようにしましょう。 できるだけ24時間以内に返信するように心がけ、 入社する意思(次の選考に進む意思)がある場合はその旨を、そうでない場合には辞退を申し出るのがマナーです。

ただし、 本命の企業の選考が迫っているなどの理由で、内定を保留してもらいたい場合も出てくると思います。その場合には返信を先延ばししたりすることはせず、正直に採用担当者に告げるようにしてください。

その際には理由・期限を書き添え、保留してもらうことへの謝罪の気持ちも盛り込むことを忘れずに。保留する理由が消滅したら、真っ先に採用担当者へ連絡するようにしましょう。

返信のメールには、

  • 感謝の言葉
  • 入社の意思(次の選考に進む意思)の有無
  • 質問事項に対する回答や日程確認

を書き添えることがマナーです。

3つ目の「質問事項に対する回答や日程確認」というのは、次回の面接日程の確認などが含まれます。合格通知メールに二次面接のスケジュールが書いてあったのであれば、「○月○日○時、貴社へお伺いします」などと入れることで、日程に問題ないか、遅れずに参加できるかを記しておきます。

2.不合格の場合は返信しなくてもOK

もしメールでの通知が不合格だったのであれば、基本的にはメールに返信する必要はありません 企業の採用担当者は、すでに不採用の人には興味がなく、一斉送信でテンプレートメールを送っていることが多いからです。

ただし、採用活動に時間を割いてくれたことへの感謝や、結果に対する残念な気持ちなどを書き添えて返信しておくと、次回別の職種で応募する場合や、ビジネス上の取引相手になったときに有利に働く可能性があります。

不合格にしたことへの恨み辛みを書いたり、皮肉を書いたりしてメールを送るのは大変失礼にあたるので、絶対に避けるようにしましょう。不合格のメールに対するNG行動の例は、次の項でも紹介していますので参考にしてみてください。

3.不合格のメールに対するNG行動

不合格メールに対する返信として、「逆お祈りメール」を送ってしまう応募者がいます。企業からの「お祈りメール」、つまり不合格のメールに対し「貴社の今後のご活躍もお祈り申し上げております。」などと返信するのは、いい結果を招くことは絶対にありませんので避けるべきです。

また、不合格のメールであっても、あくまでもビジネス上のやりとりの一環です。件名と宛名をしっかりと確認し、署名をつけることを忘れないようにしてください。まるでプライベートメールのような書き方で返信してしまっては、今後トラブルに巻き込まれる原因になってしまいます。

先にも少し触れましたが、不合格だったことへの不満や恨み辛みを書いて返信することもNGです。他社の人事担当者に悪質な返信メールのことが共有されれば、同じ業界で働きにくくなる可能性もあります。

「あの会社とは縁がなかっただけだ」と考え、次の企業の選考に備えるようにしましょう。

まとめ

以上、選考結果のメールにはどのように返信したらいいかについて紹介してきました。合格の場合は、自分の意思にかかわらず必ず返信し、内定の保留をお願いする場合には正直に伝えることが大切です。

逆に不合格だった場合には、根に持ったり皮肉を込めて返信メールを書いたりせず、次の選考へと気持ちを切替えるようにしましょう。

作成日 2018/07/16