メールで企業へ問い合わせる時に心がけたいマナー・ルールとは

就職活動や転職活動を続けていると、興味のある企業に問い合わせたくなることがあります。選考ステップや待遇、福利厚生については、企業によってはオープンにしていないことも多いため、メールで連絡を取る機会が出てきます。

そんな場合に気をつけたいマナー、ルールについてご紹介します。

1.要点を押さえて簡潔に

ビジネスでのやりとり全般に言えることですが、問い合わせの際には簡潔かつ要点を押さえた文章で連絡するようにしましょう。長い件名のメールを控えるのはもちろん、挨拶や社交辞令が長すぎるのも避けるべきです。

それでいて「誰宛のメールなのか」「何についての質問か」といったポイントをおろそかにしてはいけません。1度読んだだけで内容が伝わり、即座に返信してもらえるような書き方がベストです。

たとえば、新卒採用について待遇面で質問があるなら「2018年度新卒採用における待遇について」といった件名がよいでしょう。宛先には「○○株式会社　総務部　△△様」のように明記するか、「○○株式会社　採用担当者様」などとするのがおすすめです。

「お忙しいところ失礼します。」程度の気遣いならむしろ好印象ですが、「大変お忙しいところにも関わらず、私のためにお時間を割いて頂き大変恐縮です。」としてしまうと、ややオーバーな印象を与えてしまいますので注意しましょう。

意外と忘れがちなのが「自分のプロフィールと連絡先」を書き漏らしてしまうことです。質問したい事項についてはたっぷりメールに書いたにもかかわらず、自分が何者なのかを記していなければ、返信する側からしても不安が残ります。

宛先と挨拶を述べた後には、必ず「現在就職活動を行っております○○大学4年の△△と申します。」といった文章を入れましょう。誰からのメールかはっきりすれば、採用担当者の方も返事を書きやすくなるものです。

また、メールの最後には自分の連絡先を記しておきましょう。

の3つを書いておけば十分です。もし会社パンフレットなどの郵送を希望するのであれば、住所も加えておきましょう。

最近ではホームページの内容が充実し、求職者向けに採用情報をたくさん載せている会社も多くなりました。選考ステップや入社後の研修フローなどを詳しく書いているところもあり、応募しようとする私たちにとって安心感を与えてくれます。

そこで気をつけたいのが、ホームページに載っている内容をメールで問い合わせてしまわないようにすることです。

「面接での持ち物」についてメールを送ったけど、実はホームページに「筆記用具と上履きをご持参ください。」と書いてあった...なんてケースも少なくありません。

ホームページにも書いてある内容をわざわざ回答してもらうのは失礼にあたりますし、「この人は細かいところに気が回らない人なんだな」という印象にもつながりかねません。

企業へ問い合わせる際には、あらかじめホームページなどでほしい情報が載っていないかチェックしておくようにしましょう。

まとめ

以上、企業に問い合わせのメールを送る際に気をつけたいポイントについて解説してきました。選考が始まる前の問い合わせメールの段階から、担当者からあなたへの印象は決まると言ってよいでしょう。

採用についての疑問や不安を解消し、安心して応募するためにも、マナーとルールを守った丁寧な態度で問い合わせるようにしましょう。

作成日 2018/07/27