応募企業へ問い合わせする場合に心がけたい電話・メールのマナー

求人を出す企業は、書類選考や面接だけでなく問い合わせの際にマナーを守っている求職者かどうかチェックしているものです。電話で間違った敬語を使ってしまったり、メールで失礼な書き方をしてしまえば、不採用という結果にもつながりかねません。

そこで今回は、企業へ応募する前の問い合わせ電話・メールでのマナー、基本的な流れについて紹介していきます。

1.電話・メールでの問い合わせに共通するマナー

電話であれメールであれ、企業に問い合わせの連絡を入れるときに守りたいルールが3つあります。
それは、時間帯に気をつけること、わかりやすく簡潔に要件を伝えること、そして敬語を正しく使うことの3点です。

まず電話する際には、連絡する時間帯に気をつかうようにしましょう。
できるだけ企業の営業時間中に連絡を入れ、業務が忙しくないタイミングを見計らって発信します。大半の企業では、午前中の10時〜11時、午後なら13時〜14時ごろが仕事に一段落つくタイミングです。

もちろん飲食店ならランチタイム・ディナータイムは絶対に避けるようにしなければいけません。企業にとって本業が忙しい時期に求人への問い合わせが来るのは大きな負担になり、選考活動に悪影響をおよぼしかねません。

業種や季節によっても多忙な時間は異なりますが、間違っても早朝や夜間には連絡しないようにしましょう。迷惑をかけてしまう可能性が高いだけでなく、採用担当者が不在という可能性もあるからです。

2つ目は、わかりやすく簡潔な問い合わせを心がけること。
ダラダラとした長文で要点がわかりにくい会話や文章は、ビジネスにおいて決して好まれるものではありません。転職活動中であっても1人の社会人としての立場ですので、基本的なビジネスマナーは忘れてはいけません。

たとえば、必要以上に自分の経歴を語ることは避けた方がベターです。「子どもの頃から御社（貴社）の○○という製品に興味があり〜」などと始めてしまうと、連絡した要件がどんなことなのか、企業の人に伝えにくくなってしまいます。

「この度は御社（貴社）の求人募集について、待遇面で質問がありご連絡いたしました。」などと、余計な文章は省きつつ、大事なことをしっかり問い合わせできるようなものがよいでしょう。あらかじめ話す内容をメモしておいたり、メールの下書きを書いておくと安心です。

最後は間違った敬語を使わないようにすることです。
ありがちな敬語の間違いとして、「承知しました」を「了解です」としてしまったり、「拝見しました」を「見ました／読みました」としてしまうミスがあります。

些細なことだと思われるかもしれませんが、ビジネスマンにとって当たり前の敬語が使えることは必須のスキル。ほかにも「〜させていただいております」など、過剰な敬語を避けるようにすると簡潔で伝わりやすい言葉になります。

敬語についての教養本はさまざまな出版社から発売されています。書店に行ったときには気になった本を手に取ってみて、敬語を学ぶ教科書を買って参考にしてもよいでしょう。

2.電話をかける際に気をつけたいこと

電話で企業に問い合わせる際には、誰だって緊張してしまうものです。営業から転職を考えている人でなければ、ビジネスシーンでの電話のかけ方がわからなくなってしまう方が多いかもしれません。

しかし、記録に残らない電話での会話は、採用担当者があなたに抱く第一印象を大きく左右します。電話でうまく対応できなかった場合には良い印象を与えられない可能性が高いですし、ビジネスパーソンとしてきっちりと話すことができれば、それだけ評価がアップするはず。

そこで気をつけたいのが、十分に事前準備を整えること。質問したい内容をリストアップすることはもちろん、スケジュール帳を手元に置いて日程確認ができるようにしたり、求人広告をプリントしてメモ用紙に使うのがおすすめです。

もしどうしても緊張してしまうようなら、友人や家族に頼んでリハーサルしてみるのもよいでしょう。場数を踏めば踏むほど電話への苦手意識は減っていくものです。

また、いつもよりもハキハキとした受け答えができるとより好印象です。そのためには電話口であっても姿勢を正し、背筋をピンと張った状態で電話に臨むとよいでしょう。真面目で誠実な印象が電話を通じて伝わるので、声もやや張って話すのがおすすめです。

3.メールを送る際に注意すべきこと

電話に対してメールは、送信する前に十分に推敲ができるのが特徴の1つ。問い合わせ内容をリストアップして、読みやすく体裁を整えて、2～3度にわたり誤字脱字や敬語ミスのチェックができるのがメールのよいところ。

ただし、その分厳しいマナーが求められます。件名には「求人広告についての質問です」などといった要件を簡潔に記し、自分の名前も書き添えておきます。「お世話になっております」「至急ご確認ください」などといった、一見迷惑メールの件名と見分けがつかないような書き方はNG。

メールアドレスには会社支給のものではなく、個人で使っているものを使用しましょう。携帯メールのアドレスも受信設定をしていないのであれば避けた方が無難です。

そして最後には、自分の連絡先も記入しておく必要があります。少なくとも氏名と電話番号、メールアドレスを添えておきましょう。資料の送付を希望する場合など、必要に応じて住所も加えてください。

これはよくある間違いなのですが、採用担当者の名前の漢字がわからないというケースでは、漢字ではなくひらがなで書くようにしましょう。たとえば「あんざい」さんの漢字が「安斉」「安西」どちらかわからない場合には、「あんざい様」と宛名を書くのがベターです。

初めての問い合わせで担当者がわからなければ「採用担当者様」などとしておけばOKです。

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