履歴書はワードで作成してもいい？コピーして使い回すのはOK？

転職活動のために何枚も履歴書や職務経歴書を書いていると、「手書きじゃなくてパソコンでもいいのかな？」「前に書いた履歴書をコピーして使い回したいな」なんて思うこともしばしば。

この記事では、ワードを使って履歴書を使うことはOKなのか、以前の履歴書をコピーして使い回すのは問題ないのかについて解説していきます。

1.著作権フリーのまっさらな履歴書はコピーOK

まず履歴書をコピーすることの可否についてですが、これはほとんどの場合NGですが、OKとなるケースもあります。それは、WEB上で配布されている著作権フリーの履歴書をプリントして使う場合です。

市販の履歴書は、各メーカーが著作権や商標権などの権利を付与して販売しています。履歴書を買う費用がもったいないからといって、これらの履歴書をコピーして使用することは望ましくありません。

一方で、WEB上には権利フリーを謳う履歴書用紙を配布しているところがあります。転職用・アルバイト用など、書く目的に合わせて学歴・職歴欄を調節してくれているものがほとんど。
そのすべてを無料で何度でもプリントして使うことができますので、気に入った履歴書テンプレートがあれば保存してコピーするなどして、転職活動に役立てていきましょう。

2.完成した履歴書のコピーは絶対NG

上で紹介したケース以外では、履歴書のコピーは絶対にNGです。買ったばかりの履歴書をコピーするのはもちろん、完成した履歴書をコピーして提出するのももってのほか。

次回作成用の手本としてコピーする分には問題ありませんが、その場合にも写真に撮るなどして保管するのがベターです。というのも、提出すべき履歴書と手本用の履歴書とが紛れてしまい、企業へ誤った履歴書が送られてしまう可能性もあるからです。

また、コピーされた履歴書を受け取った採用担当者の立場になってみれば、なぜコピーNGなのかも容易に想像できるはずです。自分が採用担当者だったとして、まるでイタズラ目的のように思える履歴書のコピーが送られてきたら、書類選考を通して面接に呼ぼうと思えるでしょうか？

たしかに、履歴書を毎回手書きで書くのは大変です。時間も労力も、履歴書用紙にかけるお金もバカにならなくなります。
ですが、手間を省こうと履歴書のコピーを送付してしまえば、結局転職活動が長引き、時間的にも経済的にもさらに重い負担がのしかかってくるものです。
たとえコピーして流用したい気持ちに駆られたとしても、転職活動を円滑に進めるためにはグッとこらえて、手書きもしくはパソコンでイチから履歴書を作成するようにしましょう。

3.ワードで作成したほうが好まれるケースも存在する

ところで、履歴書は手書きで書くものというイメージが一般的ですが、場合によっては手書きではなく、パソコンで作成したもののほうが好まれるケースが考えられます。

どういうシーンかというと、業務上ワードやエクセルといったオフィス向けソフトのスキルが必要とされる場合です。このようなケースの場合、パソコンを使ってしっかりとした履歴書を作成することにより、オフィスソフトを扱うスキルを備えていることの証明となります。

このほか、効率を重視するベンチャー企業だったり、パソコンを使いこなすのが当たり前のIT企業であれば、むしろ手書きは敬遠される傾向もあります。

基本的には手書きでもパソコンでも構わない、とする企業がほとんどですが、会社の業務内容や社風を調べてみて、どちらで作成するべきなのかを判断するようにしましょう。もし迷ったなら、メールや電話で直接履歴書の書き方を尋ねてみるのもアリです。

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