履歴書の送付に「添え状」は必要？選考への影響と書き方

応募書類の郵送時、「添え状」を同封するのがマナーなのでしょうか。合否に関わるのか、そもそも添え状とは何なのか...。
添え状の必要性と、考えられる選考への影響、書き方についてご紹介します。

1.添え状はなんのために書くのか

転職活動だけでなく、ビジネスの場面でもよく目にする添え状。「カバーレター」「送付状」とも呼ばれるこの書類は、もともと対面で書類を渡す際のあいさつの意味を込めた書類です。

添え状があることで、企業はなんの書類が誰から送られてきたのがわかるようになり、書類の内訳を把握することができるようになります。「○○を3枚送りましたよ」というメッセージを伝えることで、求職者にとっても行き違いを防げるメリットが得られます。

また、履歴書や職務経歴書などで伝えきれなかった補足情報を記入する書類として活用することも可能です。郵送で送る際には基本的に添え状を送るようにし、手渡しする場合にだけ添え状なしで持参するのが望ましいです。

2.添え状を書き忘れると書類選考に落ちる？

もし添え状を送り忘れてしまったらどうなるのでしょうか？
添え状があることによって「この人はビジネスマナーが身についている人だな」という印象を与えることはできますが、たとえ忘れてしまったとしてもネガティブなポイントとなることはありません。
添え状がついていなかったからといって、選考に影響を及ぼすことはまずないのでご安心ください。あとから添え状だけを郵送するのはNGです。

また、添え状には決まった形式はなくフォーマットが市販されていることもありません。なのでパソコンまたは手書きで作成する必要がありますが、その際には定型文だけでなく、応募企業に対するアピールも少しだけ添えるようにするとよいでしょう。

定型文のみの添え状は味気ないですし、自己PRをくどくどと書いても悪印象につながります。もちろん、ネガティブな経歴の言い訳を連ねるのはもってのほか。ビジネスマナーが身についていることをアピールすることを目的にしつつ、簡潔な自己PRを記載した添え状が理想です。

3.添え状の書き方とポイント

履歴書とは違い添え状には決まったフォーマットはありませんが、「誰に」「なにを」「なんのために」「どのくらい」を意識して書くことがポイントになります。パソコンで作成する場合の書くべき項目は以下の通り。

送付日

まずは左上に、書類を発送する日付を記入します。和暦・西暦どちらを使っても問題ありませんが、履歴書・職務経歴書と同一の書き方に揃えましょう。

宛先

右上に書くのが宛先です。会社名と担当部署、わかる場合には担当者の名前を記入します。「人事課御中　田中様」のように、「御中」「様」を併用してしまわないよう気をつけましょう。

署名

日付の下、もしくは用紙右下には自分の連絡先を書きます。住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載するとよいでしょう。

頭語と結語

頭語というのは「拝啓」、結語は「敬具」のような言葉のことです。あいさつの意味合いもある添え状では、頭語と結語は必ずセットにして記載します。「前略」はあいさつを省略する頭語ですので避けるようにしましょう。

時候のあいさつ

添え状に入れるあいさつとして、「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」のような文章がよく使われます。「時下」は1年中使える時候のあいさつですので、これを書いておけば間違いありません。時候のあいさつの前後には空白を入れるか、改行を入れるのが一般的です。

用件

求人に応募し、応募書類を送る旨の要件を書きます。なぜ書類を送ったのかを一目でわかるように記載するのがベストです。

自己PR

こちらは入れなくても構いませんが、3〜5行ほどで簡単な自己PRを記載しておくとよいでしょう。希望職種に就きたい熱意や、これまでの経験をアピールし、採用担当者への印象をアップさせることが目的です。本編の履歴書・職務経歴書でも自己PRを記載しているはずですので、あまり長文にならないよう気をつけましょう。

同封書類

最後に、同封した書類の内容と内訳を記載します。「履歴書　1通」「職務経歴書　1通」と、なにがどのくらい入っているのかわかるように書きましょう。これを記すことによって、企業と求職者との間で行き違いがなくなり、スムーズに書類を確認できるようになります。

添え状を書き上げたら、添え状・履歴書・職務経歴書・その他の書類の順番に重ねてクリアファイルに挟み、封筒の表面と書類の表面が同じになるように入れればOKです。のり付けして「〆」マークを書き、郵便局から発送してもらいましょう。

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