自己PRや志望動機を書いていれば、「わかりやすい文章って?」という悩みに一度は直面するものです。書くのが苦手な人なら特に、「読みやすくなっているだろうか?」「悪い印象を与えないだろうか?」と気になりますよね。

そこで今回お伝えするのは、わかりやすい文章をつくるための3つのポイントについてです。履歴書を書く際だけでなくビジネスシーンでも役立つ文章術ですので、覚えておいて損はないはずですよ。

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一文は短いほど良し

長い文章というのは、それだけで読みにくさを感じさせるものです。読点(、)を2つも3つも打たなければならないような文章は、2つの文に分ける工夫をしてみましょう。

特に注意が必要なのは、順接や逆接の意味で使う「が」です。「~~ですが、~~です。」のように使ってしまいがちですが、ここは2つの文章に区切るのが鉄則。「~~です。しかし~~」のようにつなげる方が、読み手の負担が少なく、論理がわかりやすい文章になります。

たとえ文章を書き慣れている人でも、読みやすく理解しやすい長文を書くのは至難の業。「一文は短いほど良し」というポイントを忘れないようにするだけで、わかりやすい文章が書けるようになります。

主語と述語が離れると混乱の原因に

また、長い文章がNGな理由の1つとして、「主語と述語が離れてしまう」という要因もあります。

・私は走った。
という文章の「私」が主語で、「走った」が述語ですね。この間に修飾語や文を入れることで、どんどん長く読みづらい文章になっていくわけです。

・私は、昨日通ったコースを変えることなく、途中であった人にあいさつをしながら、全速力で走った。
このように「私」と「走った」は、遠いほど意味が伝わりにくくなるのです。主語と述語を近づけて、いいたいことが明確になるような文章をつくるためにも、短い文章を心がけてください。

難しい漢字や業界用語は避ける

前職や現職の業界でしか使わないような専門用語を、転職の際に異業種の応募書類に書いてしまわないようにすることも大切な心がけです。あなたのいる会社では当たり前に使っている用語でも、会社が変わるだけで「なんのこと?」と思われてしまうことは少なくありません。

とはいえ、自然と使っている場合、どれが専門用語でどれが一般的に通じる言葉なのか、判断が難しかったりもします。そんな時には、「中学生でも理解できるだろうか?」を目安にするとよいでしょう。

中学生に話してみて、伝わりそうなイメージがわかなければ、それは避けた方がいい表現ということになります。

ひらがなの割合を多くするのがコツ

金融業界や公務員など、堅いイメージのある企業に対しては特に、普段は漢字にしないような言葉まで漢字にしてしまう傾向にあります。
  • 有り難う御座います
  • 宜しくお願い致します
  • 是非とも御一緒させて頂きたいです
など。こうして漢字の割合を多くしてしまうと、履歴書や職務経歴書が「真っ黒」というイメージを抱かせます。漢字が多く黒い文章というのは、それだけで堅苦しさを感じさせてしまうものです。

感覚として「いつもよりをひらがな多めで」という意識を持つとよいでしょう。もちろん、ひらがなばかりでも読みづらい文章になってしまうので、適度な割合を保つようにしましょう。

過剰な敬語は読みにくさの原因に

いい印象を与えたいという気持ちが先走って、つい過剰に敬語を使ってしまう人がいます。もちろん丁寧な気持ちを表すのに敬語は必要不可欠ですが、適切に使うことができないと慇懃無礼な印象を与えることになってしまいます。

特に注意したいのは、「させていただく」の多用です。「やらさせていただく」「書かさせていただく」のような舌をかみそうな表現は、もちろんNG。本来の「させていただく」の意味は、許可を取って「〜と実行させてもらう」という気持ちを表す謙譲表現。

「(大変心苦しいのですが、)本日は早退させていただきます」のように使うのが正しい用法です。敬語に厳しい人の中には、「させていただく」という表現を徹底的に嫌う方もいますので、誤った使い方をしないよう注意してください。

「させていただく」は「いたします」に

「させていただきます」の多用を防ぐための簡単なコツがあります。それは「いたします」に言い換えること。

「主任をやらさせていただきます」のような表現は「主任を担当いたします」、「原稿を書かさせていただきます」なら「原稿を執筆いたします」。

このように言い換えるだけで、すっきりとした礼儀正しい文章をつくることができます。「つい『させていただきます』を使ってしまうなあ...」という心当たりがある方は、ぜひ試してみてください。

まとめ

以上、わかりやすい文章をつくるための3つのコツについてご紹介してきました。この3つのポイントを押さえるだけで、ずっと読みやすい応募書類が完成するはず。

読みやすい文章を書く力というのは、あらゆるビジネスシーンで必要とされるものです。したがって、選考でもよい人物評価にもつながります。

ぜひここで紹介したポイントを習得して、わかりやすく文章を書くトレーニングをしてみてください。

作成日 2018/09/19

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