転職活動で気になった企業に応募しようとする際には、まず履歴書・職務経歴書などを送付する必要があります。パソコンで応募書類のデータを送る場合もありますが、まだまだ郵送での送付がメインです。

そこで悩むのが、「どんな封筒に入れたらいいんだろう?」という疑問です。今回はその疑問への答えと、宛名・裏書きの書き方や注意したいポイントを紹介していきます。

1.応募書類を入れる封筒はA4サイズ・白いものを選ぶ

履歴書や職務経歴書を企業に送付する際には、3つ折りや4つ折りせず入れることができるA4サイズの封筒を選ぶのが鉄則です。折り目がついている履歴書よりも、ピンと伸びた履歴書のほうが丁寧な印象を与えるからです。

その意味では、市販の履歴書についている「履歴書在中」と書かれた封筒も控えるべきでしょう。アルバイトの面接とは違い、転職活動では職務経歴書や添え状なども同封するため、このような封筒は望ましくありません。

A4サイズが入る封筒には茶封筒と白封筒の2種類がありますが、選ぶべきなのは白封筒です。というのも白封筒は茶封筒に比べてつくりがしっかりしており、折れや曲げに強い傾向があるからです。

「茶封筒はマナー違反」という意見はいまでは聞かれなくなりましたが、白封筒のほうがほかのダイレクトメールや手紙よりも目立ちやすく、紛れにくくなるというメリットもあります。特別な事情がない限り、白封筒を手に入れて送付するようにしましょう。

2.封筒の表面・裏面の書き方

表面の書き方

宛名を書く封筒の表面には、まず右上に郵便番号、右端に住所を記入していきます。郵便番号欄がない封筒の場合にも、あえて赤ペンで郵便番号枠を書かなくてもOK。住所を書く際には、都道府県を略さず、建物名も明記して確実に届くように配慮しましょう。

住所の左側に会社名を書き、その左に担当部署の名称を記入します。会社名は「(株)」などと略すことなく正式名称を書いてください。封筒の真ん中のラインに担当部署の名称が来るようにバランスを考えましょう。

なお、宛先を部署名にする場合には「御中」個人宛にする場合には「様」をつけますが、ありがちなミスとしてこれを併用するケースがあるので注意しましょう。たとえば、「人事部総務課御中 採用ご担当者様」とするのはNG。「人事部総務課 採用ご担当者様」としましょう。

左下には赤ペンで「応募書類在中」もしくは「履歴書在中」と書いてください。定規を使って四角で囲むことも忘れずに。最後に左上のスペースに切手を貼ればOKです。郵便局から発送する場合には、切手は窓口で貼ってもらうことができます。

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裏面の書き方

封筒の裏面には、送り主である自分自身の住所・氏名を記入します。裏面のつなぎ目の左右に住所・氏名を分けて記すなど、さまざまな書き方がありますが、基本的には裏面左下に記入すれば問題ありません。

応募書類を封筒に入れた後、のり付け面にのりを塗って、「〆」のマークを書けば提出する準備は完了です。このとき、のりではなくセロハンテープで代用しようとする方がいますが、テープの場合郵送される途中で剥がれる可能性があるので避けたほうがベターです。

液体のりよりもスティックのりのほうが、塗りやすく封筒がシワになりづらいのでおすすめです。

3.好印象を与えるために気をつけたい提出時のマナー

応募書類を封筒に入れて送付する際のポイントとしては、まず書類はそのまま入れるのではなく、クリアファイルにまとめて挟んでから入れることが大切になります。輸送中の折れ・曲げを防ぐ役割もありますし、水濡れから書類を守ってくれるからです。

ファイルに挟む順番は、上から送り状・履歴書・職務経歴書とするのが一般的です。封筒の表面と同じ向き・面で書類を入れるように注意しましょう。書類を取り出す際に上下逆だったり、裏表が逆になったりしてしまわないよう気をつけてください。

なお、書類を送る際には期日まで余裕を持って送付するのがマナーですが、もしギリギリになってしまった場合には速達を使うとよいでしょう。ただし、簡易書留は選ばないようにしてください。

簡易書留の場合、受け取りの際に受領印が必要となるからです。採用担当者の手を煩わさないためにも普通郵便で送り、発送の際はポストではなく郵便局で受付してもらい、確実に送ることを心がけましょう。

まとめ

以上、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る際の封筒の選び方と、宛名・裏書きの書き方、提出時のマナーについて紹介してきました。これらの注意点を守ることで確実に採用につながるとはいえないものの、採用担当者へのプラスの印象は必ず積み重なるはずです。

細部まで手を抜かず、丁寧に送付するようにしましょう。

作成日 2018/06/18

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